DSB3000 - Software für Datenschutzbeauftragte nach DSGVO

DSB3000 – unsere selbstentwickelte Software für jeden Datenschutzbeauftragten sowie Verantwortliche für den Datenschutz gemäß DSGVO im Unternehmen. Die Dokumentation aller datenschutzrelevanten Prozesse sowie die Erstellung von Verzeichnissen für Verarbeitungstätigkeiten – VVT - sind mit unserem Programm schnell und einfach umsetzbar.

DSB3000 - Software für Datenschutzbeauftragte - Funktionen im Überblick:

DSB3000 – ist eine windowsbasierte Datenschutz-Management-Software, welche mandantenbezogen konzipiert und somit für den freiberuflichen Datenschutzbeauftragten wie auch für eine große Consulting-Agentur oder Kanzlei mit mehreren DSB geeignet ist.

Nachfolgend einige Features und Funktionen von DSB3000 in der Beraterversion in Auszügen.

FunktionKurzbeschreibungverfügbar
KundenverwaltungStammdaten, Kontakte, VVT, Vorgänge, Verträge, DokumenteJA
VorgängeFrei definierbare Dokumentation täglicher Prozesse des DSBJA
VVT-ManagementVerwaltung beliebig vieler VVT – z. B. für UnternehmensstandorteJA
KalenderTermine und Aufgaben fest im BlickIn Arbeit
FakturaErstellen von Angeboten und Rechnungen sowie MahnwesenIn Arbeit
Privacy-WikiDSGVO, BDSG, SGB und andere Gesetze sowie DatenschutzwissenNein
WebscannerWebseiten der Kunden automatisiert „im Blick behalten“Nein
ComCenterE-Mail und Direktkommunikation mit den Kunden des DSBNein
Report-DesignerErstellung eigener Druckvorlagen und statistische AuswertungenJA
VerwaltungErgänzen von Listen und anderen ProgrammparameternJA

Kundenverwaltung

Bei der Erfassung der Stammdaten können Sie klar definieren, ob es sich um einen Interessenten, Kunden, Auftragsverarbeiter oder die Zuordnung unter der Rubrik Sonstige erfolgen soll. Ein Interessent kann per Schalter unmittelbar zum Kunden oder AV geändert werden.

Zum Kunden lassen sich beliebig viele Kontaktdaten wie Telefon, E-Mail, Mobilrufnummer oder andere erfassen. Den Kontaktinformationen können Sie eine entsprechende Kontaktperson zuordnen. Ebenfalls kann man zu einem Stammdatensatz beliebig viele Adressdaten hinterlegen. Dies ist besonders nützlich, wenn ein Kunde mehrere Betriebsstätten unterhält, für die unter Umständen eigene VVT erstellt und in der Management-Software abgelegt werden müssen.

Kundenbezogen können Verträge, VVT, Dokumente und andere Sachen bearbeitet werden, auf die wir nachfolgend eingehen.

Vorgänge

Ein Großteil der Tätigkeit des Datenschutzbeauftragten ist zu dokumentieren, so dass diese Dokumentation einerseits als Nachweis und zur Erstellung eines Tätigkeitsberichtes dienen kann. In DSB3000 gibt es die Möglichkeit Vorgänge kundenbezogen oder global – mit anschließender Kundenzuordnung – sämtliche Tätigkeiten des Datenschutzbeauftragten festzuhalten.

Die Vorgangsarten wie z. B. Telefonat, Webseitenprüfung, Datenschutzberatung, VVT-Prüfung oder Erstellung des Auditberichts sind nach Bedarf modifizierbar und können nach Belieben erweitert werden. Es können optional ein Betreff sowie eine Notiz mit bis zu 10.000 Zeichen zum Vorgang zugeordnet werden.

Ein Vorgang kann mit einer Priorität (gering, normal, hoch, akut) versehen und außerdem neben dem Erfassungsdatum auch mit einem Datum zur Wiedervorlage versehen werden.

Die optionale Kennzeichnung eines Vorgangs als Termin oder Aufgabe bewirkt die Anzeige im Kalender – somit erspart man sich die doppelte Datenpflege zum selben Sachverhalt.

VVT-Management

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten lässt sich mit DSB3000 schnell und intuitiv anlegen. Es besteht die Möglichkeit mehrere VVT zur selben verantwortlichen Stelle mit abweichenden Anschriften bzw. Betriebsstätten anzulegen. Somit lässt sich ein Kunde mit mehreren Unternehmensstandorten unter einem Stammdatensatz verwalten.

Die einzelnen Verfahren können intuitiv bereichsbezogen durchlaufen und abgearbeitet werden. Von den Grunddaten der verantwortlichen Stelle z. B. einer Fachabteilung über die Kategorie der Betroffenen sowie der Datenkategorien bis zu Angaben zum Drittland und den technisch-organisatorischen Maßnahmen – TOM. Die TOM können aus dem VVT übernommen und optional individuell erweitert werden.

Kalender

Zum Kalender gibt es nicht viel darzulegen – der Zweck sollte klar sein. Termine anlegen und verwalten. Natürlich mit Wiedervorlage und Erinnerungsfunktion. Ein kleines Highlight ist die Möglichkeit eine Erinnerungsmail zu versenden – ganz nützlich wenn man mal keinen Windows-PC bei der Hand hat.

Faktura

Angebote und Rechnungen schreiben leichtgemacht. Basierend auf den hinterlegten Vertragsdaten generiert DSB3000 automatisch eine Rechnung zum Kunden für einen frei definierbaren Zeitraum. Sie können binnen weniger Sekunden alle aktuellen Rechnungen generieren und entweder ausdrucken, als PDF-generieren oder per E-Mail direkt an den Kunden senden – insofern Selbiger diesem Rechnungsversand zugestimmt hat.

Privacy-Wiki

Datenschutz ist sehr komplex und ein großer Teil der Tätigkeit des DSB besteht aus Recherche. Der Privacy-Wiki ist ein Tool, das es dem Datenschutzbeauftragten ermöglicht seinen eigenen Fundus an Informationen und Dokumenten zu verwalten. Neben der DSGVO, dem BDSG, dem SGB und anderen Gesetzestexten befinden sich z. B. Positionspapiere der Datenschutzkonferenz – DSK – standardmäßig im PW.

Webscanner

Die Prüfung der Webseite(n) des Kunden ist für den DSB eine Aufgabe, die er nicht nur einmalig sondern fortlaufend – sporadisch wiederholend – durchführt. Die Webseite in nicht-datenschutzkonformer Variante bietet der Konkurrenz des Kunden die Möglichkeit der anwaltlichen Abmahnung oder kann zur Anzeige bei der Aufsichtsbehörde führen.

Der Webscanner scannt im täglichen Rhythmus die Webseiten der Kunden nach bekannten Mustern wie z. B. Google-Analytics, YouTube-Videos und externen JavaScript-Ressourcen und schlägt Alarm, wenn eine vermeintliche Datenschutzverletzung festgestellt wurde.

ComCenter

Das Communication Center – ComCenter – ermöglicht die direkte Kommunikation des Datenschutzbeauftragten mit dem Kunden. Zum einen verfügt das ComCenter über einen integrierten IMAP-E-Mail-Client sowie einen datenbankbasierten Messenger.

Report-Designer

Mit Hilfe des Report-Designers kann man eigene Druckvorlagen erstellen bzw. vorhandene Reports an seine Bedürfnisse anpassen. Darüber hinaus kann man aus dem Report heraus mittels MySQL-Abfrage und Pascal eigene Formulare und Skripte erstellen. Somit lassen sich die vorhandenen Funktionalitäten des Programms erweitern und statistische Auswertungen generieren.

Verwaltung

Über den Punkt Verwaltung lassen sich die Stammdaten des oder der Datenschutzbeauftragten bearbeiten. Des Weiteren können Sie über das zentrale Formular Listen sämtliche Tabelleneinträge wie z. B. Vorgangsarten, Kategorien von Datenempfängern oder Datenkategorien bearbeiten bzw. neue Einträge hinzufügen.

Hinweis zum Entwicklungsstand unserer Software

Wie Sie der tabellarischen Übersicht entnehmen können, verfügt DSB3000 aktuell noch nicht über alle Funktionen – befindet sich in einem noch frühen Entwicklungsstadium – und wird stetig weiterentwickelt. Beachten Sie hierzu bitte auch den nachfolgenden Absatz „Beta-Tester“.

Datenschutz-Management gemäß DSGVO umsetzen

Datenschutz gemäß den gesetzlichen Vorgaben der DSGVO umzusetzen ist eine komplexe Aufgabe. Unsere Managementsoftware orientiert sich an den rechtlichen Anforderungen und führt den Anwender durch logisch strukturierte Masken und automatisierte Prüfmechanismen zum Ziel.

Dokumente und Vorlagen, die man sonst nur müßig im Web suchen und ohne bespielhafte Anleitung versuchen muss auszufüllen, bekommt man auf Knopfdruck mit leicht verständlichen Erörterungen angezeigt.

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu pflegen ist für Viele ein Buch mit sieben Siegeln – einfach ist anders. Mit DSB3000 meistern Sie diese Aufgabe im Handumdrehen – durch praxiskonforme Beispiele und klar verständliche Erläuterungen.

DSB3000 – unsere Datenschutzsoftware ist für Kunden kostenlos!

Kunden, für die wir als externer Datenschutzbeauftragter tätig sind, bekommen unsere Datenschutzsoftware im Rahmen der Vertragsbeziehung kostenlos gestellt.

Selbstverständlich gehören Programmeinweisung, Support und Updateservice mit dazu. Sollte die Kundenbeziehung widererwarten beendet werden, besteht die Möglichkeit eine Lizenz zu erwerben um DSB3000 auch weiterhin nutzen zu können.

Bezahlbare Lizenzen für den externen und betrieblichen DSB

Wir entwickeln DSB3000 in erster Linie für eigene Zwecke – für unsere Tätigkeit als externer Datenschutzbeauftragter und unsere Kunden. Wir wollen unser Know-How auch anderen externen DSB und betrieblichen Datenschutzbeauftragten zugänglich machen. Daher bieten wir unsere Datenschutz-Management-Software in Lizenz für externe und betriebliche DSB an.

Selbstredend muss DSB3000 dazu natürlich final sein – informieren Sie sich an dieser Stelle zum Fortgang der Entwicklung oder senden Sie uns eine Anfrage per E-Mail bei Interesse an unserem Programm.

Beta-Tester werden und DSB3000 dauerhaft kostenlos nutzen

Wenn Sie sich grundsätzlich für unsere Datenschutz-Management-Software – für DSB3000 – interessieren und Lust haben, dann werden Sie doch - ab ca. August 2018 - Beta-Tester und unterstützen Sie uns.

Da wir uns mit der Entwicklung unserer Software noch in einem recht frühen Entwicklungsstadium befinden, können wir eventuelle Vorschläge der Tester in das Programm einfließen lassen und somit könnten Sie aktiv an der Entwicklung mitwirken und teilhaben.

Dieses Angebot ist auf maximal 10 Beta-Tester begrenzt!

Als aktiver Beta-Tester genießen Sie neben der aktiven Mitwirkung noch einen entscheidenden Vorteil – Sie können DSB3000 auf Lebenszeit kostenlos (für eigene Zwecke) nutzen.

Datenschutz-Management-Software jetzt testen – kontaktieren Sie uns

Diesen Beitrag haben wir primär ins Netz gestellt um Mitstreiter und Beta-Tester zu finden. Sollten Sie also DSB3000 testen oder sich näher über unsere Datenschutz-Management-Software informieren wollen, dann kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail bzw. über das Kontaktformular.